Steuererklärung selbst machen: Tipps & Fristen für Selbstständige

Steuern sind für viele ein unliebsames Thema – ob als Selbstständiger, Freiberufler oder Angestellter. Doch oftmals klingt die Steuererklärung viel komplizierter, als sie eigentlich ist. Es gibt viele verschiedene Tools und Apps, die Ihnen das Steuerleben erleichtern und Schritt für Schritt durch die Steuererklärung führen. So können auch Sie als Selbstständiger Ihre Steuer ganz einfach selbst machen. Mit unseren Tipps und einer Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie als Selbstständiger Ihre Steuererklärung selbst machen können und worauf Sie achten sollten. Als Alternative können Sie die Steuererklärung für Selbstständige von Ihrem Steuerberater machen lassen.

Kurz und kompakt: Alles Wichtige für Selbstständige zur Steuererklärung

  • Pflicht: Als Selbstständiger haben Sie keine Wahl: Sie müssen eine Steuererklärung abgeben. Tun Sie das nicht, drohen Ihnen Verzugsstrafen. Im schlimmsten Fall legt Ihnen das Finanzamt die fehlenden Steuererklärungen als Steuerhinterziehung aus.
  • Steuerarten: Ihre Steuererklärung für Selbstständige enthält die Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung in einem.
  • Frist: Selbstständige müssen Ihre Steuererklärung bis spätestens zum 31. Juli des Folgejahres abgeben, wenn sie sie selbst machen. Wird die Steuer von einem Steuerberater gemacht, gelten großzügigere Fristen.
  • Steuerberater: Wer die Steuererklärung als Selbstständiger nicht selbst machen möchte, kann sich Hilfe bei einem Steuerberater suchen. Dieser erstellt dann die Steuererklärung und reicht sie beim Finanzamt ein.

Muss ich als Selbstständiger meine Steuererklärung selbst machen?

Selbstständige sind dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben – unabhängig davon, ob Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind. Sie müssen diese aber nicht zwingend selbst machen. Die Steuererklärung für Selbstständige kann gemeinsam mit dem Steuerberater gemacht werden. Dieser benötigt alle steuerlich relevanten Informationen und Belege, um eine vollständige Erklärung der Steuer beim Finanzamt einzureichen.

Welche Steuererklärung muss ich als Selbstständiger machen?

Selbstständige müssen in ihrer Steuererklärung gleich mehrere Steuerarten berücksichtigen. Gesammelt in einer großen Steuererklärung haben Sie folgende Steuererklärungen abzugeben:

  • Einkommensteuererklärung
  • Umsatzsteuererklärung
  • Gewerbesteuererklärung

Zusätzlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung jeden Monat oder alle drei Monate abzugeben. Für Freiberufler entfällt die Gewerbesteuererklärung, da sie kein Gewerbe angemeldet haben.

Für die Steuererklärung als Selbstständiger brauchen Sie stets Ihre Steuernummer. Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt, sobald Sie Ihre Selbstständigkeit dort angemeldet haben.

Einkommensteuererklärung für Selbstständige

Als Selbstständiger müssen Sie alle Einnahmen aus ihrer selbstständigen Tätigkeit erfassen. Meistens wird dafür eine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) erstellt, bei der alle Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Das Ergebnis aus dieser Rechnung ist der Gewinn, der versteuert wird. Bei bestimmten Voraussetzungen kann auch eine Bilanzierung notwendig sein. Am einfachsten ist diese Gegenüberstellung mit einem Geschäftskonto möglich. So können Sie berufliche und private Einnahmen sowie Ausgaben von Beginn an trennen.

Bei der Einkommensteuer gilt ein Grundfreibetrag von 11.604 € für Singles und 23.208 € für gemeinsam Veranlagte (Stand: 06.2024). Gewinne bis zu diesem Freibetrag sind steuerfrei. Alles, was darüber liegt (Gewinn - Grundfreibetrag), wird versteuert.

Wichtig: Liegt Ihr Einkommen unter dem Grundfreibetrag, müssen Sie dennoch eine Einkommensteuererklärung abgeben. Denn so erfährt das Finanzamt, dass Sie keine Einkommensteuer zahlen müssen.

Über die Einkommensteuererklärung bringt das Finanzamt in Erfahrung, in welcher Höhe Selbstständige Steuern abführen müssen. Anhand dessen wird dann auch die Steuerlast für das Folgejahr geschätzt. Selbstständige müssen nämlich viermal pro Jahr eine Steuervorauszahlung an das Finanzamt zahlen. Das hat den Vorteil, dass nicht am Ende des Jahres eine große Summe fällig wird, sondern Sie die Vorauszahlungen der Einkommensteuer in kleineren Portionen über das Jahr verteilt zahlen können.

Unser Tipp: Ihre Einnahmen haben sich im Vergleich zum Vorjahr stark verändert? Dann können Sie beim Finanzamt einen Antrag stellen und Ihre Vorauszahlungen nach oben oder unten korrigieren lassen. Das hat den Vorteil, dass Sie liquide bleiben können, wenn die Geschäfte mal schlechter laufen sollten. Genauso können Sie eine hohe Nachzahlung am Ende des Jahres vermeiden, wenn Ihre Einkünfte gestiegen sind.

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Umsatzsteuererklärung für Selbstständige

Als Selbstständiger ist auch die Umsatzsteuer relevant. Diese wird auf alle Waren und Dienstleistungen erhoben und ist auch unter dem Begriff Mehrwertsteuer bekannt. Die Umsatzsteuer wird von Endkunden gezahlt und nicht von Unternehmen. Deswegen weisen Sie als Selbstständiger die Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung aus und sie wird vom Kunden gezahlt.

Nun gibt es jedoch häufig den Fall, in dem Sie als Selbstständiger Kunde bei einem anderen Unternehmen sind, z. B. wenn Sie neues Büromaterial kaufen. Dann zahlen Sie zunächst ebenfalls Umsatzsteuer. Dafür gibt es die Umsatzsteuererklärung. Sie ziehen die Umsatzsteuer, die Sie selbst gezahlt haben, von der Umsatzsteuer ab, die Sie von Kunden eingenommen haben. Die Differenz ist dann an das Finanzamt zu zahlen. Haben Sie mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen, bekommen Sie sogar Geld vom Finanzamt zurück.

Neben der Umsatzsteuererklärung, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung und der Gewerbesteuererklärung einmal im Jahr abgeben wird, ist die Voranmeldung der Umsatzsteuer zu beachten. Je nach Höhe des Umsatzes muss die Umsatzsteuervoranmeldung entweder monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt eingereicht werden. Die Frist zur Einreichung endet jeweils am 10. des Folgemonats.

Kleinunternehmerregelung

Lag Ihr Umsatz im letzten Jahr unter 22.000 € und wird im aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht überschreiten, können Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Als Kleinunternehmer sind Sie von der Umsatzsteuer befreit.

Gewerbesteuererklärung für Selbstständige

Die Gewerbesteuererklärung ist für jeden Gewerbetreibenden ein Muss. Wer sich als Freiberufler selbstständig gemacht hat, ist von der Gewerbesteuer befreit. Diese Steuererklärung können Selbstständige erst anfertigen, wenn die Einkommensteuererklärung fertig ist. Denn der Berechnung der Gewerbesteuer liegt der steuerliche Gewinn zugrunde.

Auf diesen Gewinn werden Hinzurechnungen, wie gezahlte Zinsen oder Leasingraten, addiert. Kürzungen, wie Miete oder Spenden, werden vom Gewinn abgezogen. Dieses Ergebnis wird dann mit einer einheitlichen Steuermesszahl und dem Hebesatz der Gemeinde, in der Sie als Selbstständiger Ihren Sitz angemeldet haben, verrechnet.

Fällt der Gewinn aus der EÜR geringer aus als 24.500 €, können Sie sich die Berechnungen für die Gewerbesteuererklärung sparen. Denn dann greift der Gewerbesteuerfreibetrag und Sie müssen keine Gewerbesteuer zahlen. Dieser Freibetrag gilt nicht für Kapitalgesellschaften. Diese müssen auf jeden Euro Gewinn Gewerbesteuer entrichten.

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Welche Formulare sind für die Steuererklärung auszufüllen?

Für Selbstständige können bei der Steuererklärung verschiedene Formulare relevant sein, z. B. abhängig davon, ob sie Kinder haben, Immobilien vermieten oder Kapitaleinkünfte erzielen. Dies sind die gängigsten Anlagen, die für die Steuer ausgefüllt werden.

 

  • Mantelbogen (Hauptformular ESt 1A)

Der Mantelbogen ist das Hauptformular für die Einkommensteuererklärung für Selbstständige. Hier werden persönliche Daten wie Name, Adresse, Steuernummer und Familienstand eingetragen.

 

  • Anlage G (Gewerbebetrieb)

Diese Anlage wird von Gewerbetreibenden benötigt, um Einkünfte aus gewerblicher Tätigkeit zu erklären.

 

  • Anlage S (Selbstständige Arbeit)

Freiberufler und andere Selbstständige, die nicht unter die Gewerbetreibenden fallen, verwenden die Anlage S, um ihre Einkünfte aus selbstständiger Arbeit zu deklarieren.

 

  • Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)

In dieser Anlage wird die Einnahmenüberschussrechnung detailliert dargestellt. Sie ist erforderlich für Selbstständige, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

 

  • Anlage V (Vermietung und Verpachtung)

Wenn Selbstständige Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung haben, müssen sie diese in der Anlage V angeben.

 

  • Anlage Kap (Kapitalvermögen)

Einkünfte aus Kapitalvermögen, wie Zinsen oder Dividenden, werden in der Anlage Kap erklärt.

 

  • Anlage Vorsorgeaufwand

Hier werden Beiträge zu Versicherungen für Selbstständige und Altersvorsorgeaufwendungen eingetragen, wie z. B. Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung oder zur Rentenversicherung.

 

  • Anlage AV (Altersvorsorgebeiträge)

Diese Anlage ist für die Angabe von Beiträgen zu Altersvorsorgeverträgen (z.B. Rürup-Rente) gedacht.

 

  • Anlage Kind

Diese Anlage wird verwendet, um Angaben zu Kindern zu machen, für die Kindergeld oder Kinderfreibeträge beantragt werden.

 

Zudem sind folgende Formulare auszufüllen:

  • Gewerbesteuererklärung
  • Umsatzsteuererklärung
  • Umsatzsteuervoranmeldung

Als Kleinunternehmer entfallen bei der Steuererklärung für Selbstständige die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung. Als Freiberufler ist keine Gewerbesteuererklärung notwendig.

 

Welche Fristen gelten für Selbstständige beim Einreichen der Steuererklärung?

Die allgemeine Frist zur Abgabe der Steuererklärung endet für Selbstständige am 31. Juli des Folgejahres. Das bedeutet, dass Sie die Steuererklärung für 2024 bis zum 31. Juli 2025 abgeben müssen. Aufgrund der Coronapandemie wurden für die Steuerjahre 2022 und 2023 verlängerte Fristen beschlossen:

  • Steuererklärung 2022: bis 2. Oktober 2023
  • Steuererklärung 2023: bis 2. September 2024

Für Steuerberater gelten grundsätzlich andere Fristen. Diese müssen die Steuererklärung für Selbstständige in der Regel erst am 28. bzw. 29. Februar des zweiten Folgejahres abgeben. Die Steuererklärung für 2024 ist für einen Steuerberater demnach erst bis zum 28. Februar 2026 einzureichen.

Unser Tipp: Fristverlängerung rechtzeitig beantragen.

Wenn Sie merken, dass Sie es nicht bis zum Stichtag schaffen, Ihre Steuererklärung für Selbstständige fertigzustellen, können Sie das Finanzamt um eine Verlängerung der Frist bitten. Melden Sie sich rechtzeitig beim Finanzamt, um Ihre Chance auf einen Aufschub zu erhöhen.

Was passiert, wenn man als Selbstständiger keine Steuererklärung macht?

Die Strafen für versäumte Steuererklärungen wurden für Selbstständige im Jahr 2018 weiter verschärft. Wer seine Steuererklärung zu spät oder sogar gar nicht abgibt, muss mit Geldstrafen rechnen. Pro Monat, den die Steuer zu spät eingereicht wurde, kann das Finanzamt 0,25 % der zu versteuernden Einkünfte als Strafzahlung in Rechnung stellen. Die Strafzahlung muss dabei mindestens 25 € pro angefangenen, verspäteten Monat betragen. Insgesamt darf das Finanzamt einen Säumniszuschlag von maximal 25.000 € berechnen. Geben Sie die Steuererklärung innerhalb von 14 Monaten nach Ende des entsprechenden Kalenderjahres ab, können Sie auf die Kulanz des Finanzamts hoffen. Gibt es einen guten Grund für die Verspätung, kann Ihnen das Finanzamt die Strafzahlung erlassen.

Neben dem Säumniszuschlag hat die verspätete Abgabe der Steuererklärung weitere Auswirkungen. Dadurch, dass dem Finanzamt keine Steuererklärung vorliegt, weiß es nicht, wie hoch Ihre Einkünfte waren und nimmt daher eine Schätzung vor. Diese orientiert sich meist an den Einnahmen der Vorjahre oder die Einkünfte werden grob überschlagen. Dabei wird das Finanzamt die Steuerschätzung eher zu hoch als zu niedrig ansetzen und Kosten, mit denen Sie Ihre Steuerlast reduzieren könnten, nicht berücksichtigen. Da sich die Krankenkassenbeiträge meist nach den Einkünften richten, kann eine zu hohe Steuerschätzung teuer werden.

In der Regel können Selbstständige ihre Steuererklärung mehrere Jahre rückwirkend einreichen, um so zumindest die Steuerschätzung korrigieren zu lassen. Das bewahrt Sie in der Regel nicht vor den Strafzahlungen, jedoch können Sie sich so zu viel gezahlte Steuern zurückholen.

 

 

Wichtig:

Sollte das Finanzamt Ihre Einkünfte tatsächlich zu niedrig schätzen, ist es Ihre Pflicht, die falschen Annahmen zu korrigieren und die echten Einkünfte nachzuliefern. Wenn Sie dieser Pflicht nicht nachkommen, machen Sie sich strafbar.

 

Worst Case:

Wenn Sie auch nach mehrmaliger Aufforderung Ihre Steuererklärung als Selbstständiger nicht einreichen, kann das Finanzamt dahinter eine Steuerhinterziehung vermuten. Es wird zunächst versuchen, den Sachverhalt mit Ihnen persönlich zu klären. Kann man Ihnen nachweisen, dass Sie vorsätzlich keine Steuererklärung abgegeben haben, könnte es ernst werden.

Steuerklärung als Selbstständiger selbst machen: Vor- und Nachteile

Selbstständige haben die Möglichkeit, ihre Steuererklärung selbst zu machen oder von einem Steuerberater machen zu lassen. Anhand dieser Vor- und Nachteile können Sie individuell entscheiden, welche Variante besser zu Ihnen passt.

Vorteile, wenn Selbstständige ihre Steuererklärung selbst machen:

  • Kosteneinsparung: Keine Gebühren für Steuerberater oder Buchhalter.
  • Verbessertes Verständnis: Tiefere Einblicke in die eigene finanzielle Situation und das Steuersystem. So haben Sie stets die Kosten und Einnahmen im Blick.
  • Flexibilität: Steuererklärungen können nach eigenem Zeitplan und Bedarf bearbeitet werden.
  • Direkte Kontrolle: Volle Kontrolle über die eigenen Finanzdaten und wie diese präsentiert werden.

 

Nachteile, wenn Selbstständige ihre Steuererklärung selbst machen:

  • Zeitaufwand: Das Ausfüllen der Steuererklärung kann zeitaufwendig sein, besonders ohne Vorkenntnisse.
  • Fehleranfälligkeit: Ohne Fachkenntnisse können leicht Fehler passieren, die zu Nachzahlungen oder Strafen führen können.
  • Verpasste Steuervorteile: Möglicherweise werden nicht alle steuerlichen Abzugsmöglichkeiten genutzt, was zu einer höheren Steuerlast führen kann.
  • Verkürzte Frist: Selbstständige, die ihre Steuererklärung selbst machen, müssen diese bis zum 31. Juli des Folgejahres einreichen. Steuerberater haben ein halbes Jahr mehr Zeit.

Schritt für Schritt: Wie macht man als Selbstständiger die Steuererklärung selbst?

 
  • 1. Schritt: Dokumente sammeln und Steuernummer raussuchen

Suchen Sie alle notwendigen Unterlagen und Belege, wie Einkommensbelege, Betriebsausgaben, Rechnungen, Kontoauszüge und Nachweise über sozialversicherungsrechtliche Beiträge, zusammen. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, können Sie dort über das gesamte Jahr hinweg bereits viele wichtige Belege sammeln. Zudem sollten Sie stets Ihre Steuernummer parat haben, denn ohne diese können Sie keine Steuererklärung abgeben.

 
  • 2. Schritt: Passende Steuersoftware auswählen

Heutzutage gibt es viele Steuerprogramme, die das Erstellen der Steuererklärung für Selbstständige erleichtern. Sie sind im Vergleich zu einem Steuerberater günstiger und führen Sie Schritt für Schritt durch die Formulare. Zudem liefern sie viele hilfreiche Tipps und Erklärungen. Achten Sie bei der Auswahl der Steuersoftware darauf, dass diese auch für Selbstständige geeignet ist.

 

  • 3. Schritt: Einnahmen und Ausgaben berechnen

Ziehen Sie Ihre EÜR aus Ihrer Buchhaltungssoftware heraus oder berechnen Sie diese selbst, indem Sie alle Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnen, um den Gewinn zu ermitteln.

 

  • 4. Schritt: Steuerformulare ausfüllen

Füllen Sie mithilfe des Steuerprogramms oder selbstständig die für Ihre Steuererklärung erforderlichen Formulare aus. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich an das Finanzamt oder Ihren Steuerberater wenden.

 

  • 5. Schritt: Prüfen und Optimieren 

Überprüfen Sie alle Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Nutzen Sie Steuertipps für Selbstständige, um Ihre Steuerlast zu minimieren, z. B. durch Absetzen von Betriebsausgaben oder Sonderausgaben.

 

  • 6. Schritt: Elektronische Abgabe

Registrieren Sie sich bei ELSTER, dem Online-Portal der Finanzverwaltung, und reichen Sie Ihre Steuererklärung elektronisch ein. Das sorgt für eine schnellere Bearbeitung und Sie erhalten zudem eine Bestätigung über den Eingang.

 

  • 7. Schritt: Belege aufbewahren

Bewahren Sie alle relevanten Dokumente und Belege für mindestens zehn Jahre auf, falls das Finanzamt Rückfragen hat oder eine Betriebsprüfung ansteht.

 

  • 8. Schritt: Fristen beachten

Achten Sie darauf, Ihre Steuererklärung fristgerecht einzureichen, um Verspätungszuschläge zu vermeiden.

Fazit: Tipps für das Erstellen der Steuererklärung für Selbstständige

Selbstständig zu sein bringt viele Freiheiten, aber auch Verantwortungen mit sich, insbesondere wenn es um Steuern geht. Eine sorgfältig vorbereitete Steuererklärung kann nicht nur helfen, mögliche Strafen zu vermeiden, sondern auch finanzielle Vorteile maximieren. Hier sind einige Tipps, die Selbstständigen dabei helfen können, ihre Steuererklärung effektiv und korrekt zu gestalten. Bei konkreten Fragen und für Steuertipps wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

  • Fristen kennen und beachten
  • Belege sorgfältig sammeln, am besten über ein Buchhaltungssystem
  • Genau prüfen, welche Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können
  • Steuervorauszahlungen regelmäßig an das aktuelle Einkommen anpassen
  • Digitale Tools für die Buchhaltung und Steuererklärung nutzen
  • Beratungsangebot des Finanzamts oder Ihres Steuerberaters in Anspruch nehmen
  • Prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung greift
  • Keine Angst vor Fehlern

Sollte dem Finanzamt eine Unstimmigkeit bei Ihrer Steuererklärung auffallen, wird es sich bei Ihnen melden und nachfragen. Sollte ein Fehler passiert sein, können Sie diesen im Nachhinein korrigieren – schließlich ist niemand perfekt. Je öfter Sie Ihre Steuererklärung als Selbstständiger selbst machen, desto leichter fällt es Ihnen. Aus der vielleicht lästigen Pflicht kann eine gute Möglichkeit werden, die Steuerlast zu reduzieren oder sogar Geld vom Finanzamt zurückzubekommen.

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