Die doppelte Buchführung: Grundlagen einfach erklärt

Die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt, ist ein System der Buchhaltung, das Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen. Egal, ob Sie eine GmbH, UG oder ein anderes Unternehmen führen – die doppelte Buchhaltung stellt sicher, dass Sie alle Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dokumentieren können.

Aber wie funktioniert die doppelte Buchführung genau? Von der Bilanz über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bis hin zur Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle mithilfe präziser Buchungssätze – wir erklären Ihnen die Grundlagen der doppelten Buchführung einfach und anschaulich.

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Definition: Die doppelte Buchführung ist ein Buchhaltungssystem, bei dem jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht wird – einem Konto und einem Gegenkonto. Sie bietet eine Übersicht über Faktoren wie Vermögenswerte, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.
Prinzip: Das System der doppelten Buchführung basiert auf der Erstellung einer Bilanz mit Aktiv- und Passivseite sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) mit Aufwand und Ertrag.
Pflicht: Zur doppelten Buchführung sind Unternehmen wie GmbHs und UGs gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet, wenn bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten werden.
Vorteile: Die doppelte Buchführung zeigt das gesamte Vermögen eines Unternehmens auf einen Blick. So können Sie unter anderem Geschäftsjahre einfacher vergleichen und die finanzielle Lage Ihres Unternehmens besser einschätzen.

Definition: Was versteht man unter der doppelten Buchführung?

Wenn Sie gerade dabei sind, ein Gewerbe anzumelden oder einen Businessplan zu erstellen, werden Sie schnell auf den Begriff „Doppelte Buchführung“ stoßen. Die doppelte Buchführung, auch doppelte Buchhaltung oder Doppik (Doppelte Buchführung in Konten) genannt, basiert auf dem Prinzip der Soll- und Haben-Buchung. Das heißt, dass jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten erfasst wird: einem Konto und einem Gegenkonto. Diese werden in einem Buchungssatz festgehalten. Ein Buchungssatz legt dabei fest, wie ein Geschäftsvorfall auf die entsprechenden Konten verteilt wird. Er enthält sowohl die Buchung im Soll als auch im Haben und beschreibt, welche Beträge auf dem Konto und Gegenkonto erfasst werden.

Aufgaben und Ziele der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung erfüllt drei wesentliche Aufgaben:

Buchung und Kontenführung: Die systematische Erfassung auf zwei Konten gewährleistet eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsvorfälle und sorgt dafür, dass alle Buchungen und Aufwendungen korrekt sind.
Vermögensvergleich anhand Eröffnungs- und Schlussbilanz: Mithilfe der Bilanz, die aus der Aktiv- und der Passivseite besteht, stellt gegenüber, welche finanziellen Mittel verwendet werden und woher das Kapital kommt. Die Schlussbilanz des aktuellen Jahres dient dabei gleichzeitig als Eröffnungsbilanz für das folgende Jahr.
Unternehmenserfolg anhand Gewinn- und Verlustrechnung: Durch die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird der Gewinn oder Verlust zum Jahresabschluss ermittelt.

Das Ziel der doppelten Buchführung ist es, die finanzielle Lage eines Unternehmens durch die Betrachtung der Bilanz und der GuV übersichtlich und präzise darzustellen. Sie ermöglicht es, Faktoren wie Vermögenswerte, Schulden und Eigenkapital jederzeit transparent nachzuvollziehen. Gleichzeitig bietet sie durch die genaue Erfassung von Erträgen und Aufwendungen eine zuverlässige Grundlage für die Berechnung von Gewinnen oder Verlusten. Unternehmen können so ihre wirtschaftliche Situation besser beurteilen und fundierte Entscheidungen treffen.

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Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung liegt in der Art und Weise, wie Geschäftsvorfälle dokumentiert werden. Bei der einfachen Buchführung (Einnahmen-Überschussrechnung, kurz EÜR) werden alle Einnahmen und Ausgaben lediglich in einer chronologischen Liste erfasst. Das heißt, die EÜR gibt nur einen Überblick über Zahlungsströme, ohne zum Beispiel Vermögenswerte oder Schulden zu berücksichtigen.

Beispiel: Ein Verkauf wird als Einnahme verbucht, ohne zu berücksichtigen, wie sich der Vorgang auf das Vermögen des Unternehmens auswirkt.

Die doppelte Buchhaltung hingegen geht einen Schritt weiter: Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht, einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite. Dadurch entsteht eine präzisere und übersichtlichere Darstellung der finanziellen Bewegungen.

Beispiel: Ein Verkauf wird erfasst als:

Soll: Erhöhung des Bankguthabens

Haben: Reduzierung des Warenbestands

Die Bestandteile der doppelten Buchführung

Die Grundlage der doppelten Buchführung bilden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die zusammen ein vollständiges Bild der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens liefern. Weitere Bestandteile sind die Kontenarten, die alle Vermögenswerte, Schulden, Aufwendungen und Erträge abbilden, sowie die Bücher der doppelten Buchhaltung, die alle Geschäftsvorfälle chronologisch und systematisch dokumentieren.

Kontenarten der doppelten Buchführung

Die Kontenarten der doppelten Buchführung lassen sich in zwei Hauptgruppen unterteilen: Bestandskonten und Erfolgskonten.

Bestandskonten und Erfolgskonten.

Bestandskonten bilden die Vermögenswerte und Kapitalquellen eines Unternehmens ab und fließen direkt in die Bilanz ein. Sie unterteilen sich in Aktivkonten und Passivkonten:

Aktivkonten: Diese erfassen sämtliche Vermögenswerte eines Unternehmens, die auf der Aktivseite der Bilanz stehen. Dazu gehören beispielsweise das Bankkonto, Vorräte oder Maschinen. Zugänge auf Aktivkonten werden im Soll (Erhöhung des Vermögens) gebucht, Abgänge im Haben (Verminderung des Vermögens).
Passivkonten: Auf Passivkonten werden Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Rückstellungen erfasst, die auf der Passivseite der Bilanz stehen. Bei Passivkonten werden Zugänge im Haben (Erhöhung der Kapitalquellen) und Abgänge im Soll (Verminderung der Kapitalquellen) gebucht.

Erfolgskonten dokumentieren Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens und fließen in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ein. Sie unterteilen sich in:

Aufwandskonten: Hier werden alle Ausgaben erfasst, die den Gewinn mindern, wie Materialkosten oder Gehälter. Zugänge auf Aufwandskonten werden im Soll (Erfassung von Kosten) gebucht.
Ertragskonten: Diese Konten erfassen sämtliche Einnahmen, die den Gewinn erhöhen, wie Umsätze oder Zinserträge. Zugänge auf Ertragskonten werden im Haben (Erfassung von Einnahmen) gebucht.

Die Bilanz in der doppelten Buchführung: Aktiva und Passiva

Die Bilanz besteht aus zwei Seiten: Die Aktiva, die auf der linken Seite steht, erfasst alle Ausgaben, etwa für Produktionsmittel oder Material etc. eines Unternehmens. Die Passiva, die sich auf der rechten Seite befindet, zeigt, woher das Geld kommt, dass Sie für Ihre Ausgaben aufwenden, beispielsweise durch Eigenkapital oder durch Kredite. So können Sie schnell sehen, in welchen Bereichen Sie Geld ausgeben und einnehmen.

Jede Buchung in der Bilanz erfolgt über einen klar definierten Buchungssatz, der sicherstellt, dass alle finanziellen Veränderungen korrekt abgebildet werden. Dabei bezieht sich die Bilanz immer auf einen bestimmten Zeitpunkt, den sogenannten Bilanzstichtag.

Aktiva: Wie wird das Kapital eingesetzt?	Passiva: Woher stammt das Kapital?
Umlaufvermögen: Vermögenswerte, die kurzfristig verfügbar sind, wie Kassenbestand, Bankguthaben, Vorräte oder Forderung	Rückstellungen: Verpflichtungen, deren Höhe oder Zeitpunkt noch ungewiss ist, wie zum Beispiel Pensions- oder Prozessrückstellungen
Rechnungsabgrenzungsposten: Zahlungen, die im aktuellen Geschäftsjahr geleistet wurden, aber erst später als Aufwand oder Ertrag wirksam werden	Rechnungsabgrenzungsposten: Erhaltene Zahlungen, die sich auf zukünftige Perioden beziehen
Aktiv latente Steuern: Steuerliche Vorteile, die sich in künftigen Geschäftsjahren ausgleichen lassen	Passiv latente Steuern: Steuerliche Verpflichtungen, die in späteren Perioden wirksam werden
Aktiv Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung: Ein Posten, der bei Unternehmenszusammenschlüssen entstehen kann	Verbindlichkeiten: Kredite und andere Schulden die gegenüber Dritten bestehen

Das Anfertigen der Bilanz ist im Kontext der doppelten Buchführung nicht nur eine gesetzliche Pflicht für einige Unternehmen, sondern kann auch bei Unternehmensanalysen oder Wettbewerbsanalysen helfen, die eigene finanzielle Stabilität zu beurteilen. Sie zeigt, ob Ihr Unternehmen genug Vermögen besitzt, um Schulden zu decken, und wie stark es von Fremdkapital abhängig ist.

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Die Gewinn- und Verlustrechnung in der doppelten Buchführung: Aufwand und Ertrag

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) analysiert die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens über einen festgelegten Zeitraum und ist ein Bestandteil der doppelten Buchführung. Sie arbeitet auf Basis der im System erfassten Geschäftsvorfälle und stellt zwei Bereiche gegenüber: Aufwendungen (zum Beispiel Material- oder Personalkosten) und Erträge (zum Beispiel Umsätze). Durch diese Gegenüberstellung wird ermittelt, ob ein Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.

Unterschiede zwischen Bilanz und GuV

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sind Elemente der doppelten Buchführung, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Die Kombination aus beiden Bestandteilen liefert in der doppelten Buchhaltung einen vollumfänglichen Überblick über die finanzielle Lage und die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens. Dabei ist das GuV-Konto eng mit der Bilanz verknüpft: Als Eigenkapitalkonto wird es auf der Passivseite der Bilanz abgeschlossen.

Aspekt	Bilanz	GuV
Fokus	Vermögenswerte und Kapital	Erträge und Aufwendungen
Zeitlicher Bezug	Stichtagsbezogen (Momentaufnahme)	Zeitraumbezogen (Geschäftsjahr)
Ergebnis	Gibt die finanzielle Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder	Zeigt Gewinn oder Verlust in einem bestimmten Zeitraum

Bücher der doppelten Buchführung

Das Grundbuch ist der Ausgangspunkt der doppelten Buchführung. Hier werden alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Das Hauptbuch übernimmt die Daten aus dem Grundbuch und strukturiert sie. Es ordnet die Geschäftsvorfälle den entsprechenden Konten zu. Einzelne Geschäftsvorfälle werden nicht im Hauptbuch, sondern in Nebenbüchern erfasst. Typische Nebenbücher sind das Anlagenbuch, Kassenbuch, Debitorenbuch oder die Lohnbuchhaltung.

Wie macht man eine doppelte Buchhaltung?

Grundbuchung vornehmen: Jeder Geschäftsvorfall wird zunächst im Grundbuch erfasst.
Beispiel: Ein Wareneinkauf wird als "Wareneinkauf 1.000 € gegen Bank 1.000 €" vermerkt.
Konten zuordnen: Der Geschäftsvorfall wird auf die entsprechenden Bestandskonten (für Vermögenswerte und Kapital) oder Erfolgskonten (für Erträge und Aufwendungen) verteilt. Bestandskonten fließen in die Bilanz ein, Erfolgskonten in die Gewinn- und Verlustrechnung.
Buchung im Soll und Haben
• Soll: Erfasst, was ein Unternehmen erhält oder wohin es investiert (zum Beispiel Wareneinkauf, Büroausstattung).
• Haben: Dokumentiert, woher das Geld kommt (zum Beispiel Bank, Eigenkapital).
Beispiel:
• Konto „Wareneinkauf“ (Soll): 1.000 €
• Konto „Bank“ (Haben): 1.000 €
Übertragung ins Hauptbuch: Nach der Grundbuchung werden die Geschäftsvorfälle in das Hauptbuch übertragen. Dort werden die einzelnen Konten geführt, wie z. B. „Bank“, „Wareneinkauf“ oder „Umsatzerlöse“.
Abschluss der Konten: Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Bestandskonten abgeschlossen und in die Bilanz übernommen. Erfolgskonten werden in die GuV übertragen, um den Gewinn oder Verlust des Jahres zu ermitteln.
Erstellung von Bilanz und GuV: Mit den Daten aus dem Hauptbuch erstellt das Unternehmen die Bilanz und die GuV.
Überprüfung auf Ausgleich: Das System der doppelten Buchführung stellt sicher, dass Soll und Haben immer ausgeglichen sind. Bei Abweichungen müssen die Buchungen überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Unterschiede zwischen Bilanz und GuV

Bereich	Betroffenes Konto	Art des Kontos	Buchung auf der Soll-Seite	Buchung auf der Haben-Seite	Auswirkung
Bilanz (Aktiva)	Bankkonto	Aktivkonto	-	1.000€	Das Bankguthaben wird um 1.000€ verringert.
Bilanz (Aktiva)	Büromaterial	Aktivkonto	1.000€	-	Der Wert des Büromaterial erhöht sich um 1.000€.
GuV (Aufwendungen)	Büromaterial- aufwand	Aufwandskonto	1.000€	-	Der Aufwand für Büromaterial wird als Kosten erfasst und mindert den Gewinn.
GuV (Erträge)	-	Ertragskonto	-	-	Keine Einnahmen verbunden, daher keine Buchung auf Ertragskonten.

Die Tabelle zeigt, wie der Geschäftsvorfall in der doppelten Buchführung abgebildet wird:

Bilanz: Der Vorfall betrifft zwei Aktivkonten. Das Bankkonto verzeichnet einen Abgang, der im Haben gebucht wird, während das Konto Büromaterial einen Zugang im Soll erhält. Da beide Konten zur Aktivseite der Bilanz gehören, bleibt die Bilanz ausgeglichen. Die Abnahme des Geldvermögens wird durch die Zunahme von Büromaterial kompensiert.
GuV: In der Gewinn- und Verlustrechnung wird der Kauf von Büromaterial als Aufwand erfasst. Der Betrag von 1.000 € wird im Soll des Aufwandskontos „Büromaterialaufwand“ gebucht. Ertragskonten bleiben unberührt, da keine Einnahmen generiert werden.
Soll und Haben: Jede Buchung im Soll hat eine entsprechende Gegenbuchung im Haben –so funktioniert das Prinzip der doppelten Buchhaltung. In diesem Beispiel wird der Abgang von 1.000 € im Haben des Bankkontos durch den Zugang im Soll des Büromaterialkontos innerhalb der Bilanz ausgeglichen. Gleichzeitig fließt der Aufwand in die GuV ein, wobei die Verbindung zwischen Bilanz und GuV sicherstellt, dass das gesamte System ausgeglichen bleibt.

Ab wann ist die doppelte Buchführung Pflicht?

Die doppelte Buchführungspflicht tritt ein, sobald ein Unternehmen oder Selbstständiger bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreitet oder eine spezifische Rechtsform inne hat. Selbstständige oder Unternehmen, die im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 800.000 € oder einen Gewinn von mehr als 80.000 € erzielt haben, unterliegen der Pflicht zur doppelten Buchführung. Diese Grenzen gelten für die Geschäftsjahre 2024 und aufwärts. Bis zum Jahr 2023 bestand die doppelte Buchführungspflicht ab 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn.

Folgende Handelsgesellschaften sind unabhängig von Umsatz und Gewinn zur doppelten Buchführung verpflichtet:

Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
Eingetragene Kaufleute (e.K.)• Offene Handelsgesellschaften (oHG)
Kommanditgesellschaften (KG)
Unternehmergesellschaften (UG)
Aktiengesellschaften (AG)

Die doppelte Buchführung ist für solche Unternehmen ebenso verpflichtend wie die Wahl der Rechtsform oder das Beantragen einer Steuernummer. Denn diese Unternehmen müssen sich immer im Handelsregister eingetragen. Durch den Eintrag ins Handelsregister besteht automatisch die doppelte Buchführungspflicht.

Gut zu wissen: Landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen der doppelten Buchführungspflicht, wenn ihr Gewinn die Grenze von 80.000 € überschreitet oder der Wert ihrer Nutzfläche über 25.000 € liegt. Der Umsatz spielt hier keine Rolle.

Wer ist nicht buchführungspflichtig?

Nicht alle Unternehmer unterliegen der Pflicht zur doppelten Buchführung. Freiberufler sind grundsätzlich von dieser Regelung ausgenommen und können, unabhängig von ihrer Einkommenshöhe, die einfache Buchführung nutzen. Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen, sind ebenfalls befreit, solange sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von weniger als 800.000 € und einen Gewinn von weniger als 80.000 € erzielen. Überschreiten sie diese Grenzen, gilt ab dem folgenden Geschäftsjahr die doppelte Buchführungspflicht.

Wichtig: Selbstständige und Einzelunternehmer haben die Möglichkeit, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen. Allerdings führt dieser Schritt automatisch zur doppelten Buchführungspflicht. Sobald Sie dort registriert sind, müssen Sie Ihre Geschäftsvorfälle nach dem Prinzip der doppelten Buchführung erfasst werden.

Vorteile und Nachteile der doppelten Buchführung auf einen Blick

Vorteile	Nachteile
Präzise und detaillierte Auswertungen zum Jahresabschluss möglich	Komplexer und zeitaufwändiger als die einfache Buchführung
Veränderungen über längere Zeiträume nachvollziehbar	Erfordert steuerliches und buchhalterisches Fachwissen
Grundlage für fundierte, zukunftsorientierte Entscheidungen	Umsatzsteuer wird bereits bei der Buchung fällig, nicht erst nach Zahlungseingang
Dient der Einschätzung der Kreditwürdigkeit durch Banken
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten können den Gewinn steuerwirksam mindern

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