Kosten für Selbstständige: Was kostet es, zu gründen?

Als Existenzgründer haben Sie so einiges zu tun: Angefangen von der Erstellung eines Businessplans für Ihre Geschäftsidee, über die Kalkulation der geplanten Einnahmen und Ausgaben bis hin zur Einholung von Genehmigungen und der Anmeldung Ihres Unternehmens bei den Ämtern. All das kostet Geld: Rund um die Gründung kommen schnell hohe Kosten auf Selbstständige hinzu. Doch mit ein paar Tipps lassen sich diese reduzieren. Mit welchen Kosten zu rechnen ist, wenn Sie sich selbstständig machen wollen, klären wir in diesem Ratgeber.

Kurz und kompakt: Alles Wichtige zu den Kosten für Selbstständige

  • Gründungskosten: Bei den Gründungskosten handelt es sich um alle Kosten, die für Selbstständige im Rahmen der Gründung eines eigenen Unternehmens entstehen.
  • Ausgaben: Je nachdem, welche Geschäftsidee Sie haben, gibt es verschiedene Arten von Kosten, die auf Sie als Selbstständiger zukommen. Man unterscheidet zwischen Vorgründungskosten, administrativen Kosten, Gründungsinvestitionen und Betriebsausgaben.
  • Höhe: Wie hoch die Kosten einer Existenzgründung sind, hängt u. a. von der Geschäftsidee und der Rechtsform des Unternehmens ab. Die Gründungskosten für eine GmbH sind beispielsweise höher als die für ein Einzelunternehmen.
  • Spar-Tipps: Wer die Kosten in den Anfängen einer Selbstständigkeit senken möchte, sollte sich über Förderprogramme informieren und sämtliche Belege für die Steuererklärung aufbewahren. Alternativen wie ein Platz im Coworking-Space statt eigener Büroräume können ebenfalls helfen, Kosten bei der Selbstständigkeit einzusparen.

Was sind Gründungskosten – und welche gibt es?

Gründungskosten sind alle Kosten, die beim Start in eine Selbstständigkeit anfallen – und zwar vor, während und nach der Existenzgründung. Darunter fallen beispielsweise Gebühren für den Notar und Ämter, Kosten für Ausstattung und Marketing und der eigene Gründerlohn.

Je nachdem, welche Rechtsform die richtige für Ihr Unternehmen ist, fallen diese Kosten für Selbstständige unterschiedlich hoch aus: Wer sich etwa als Grafikdesigner oder mit einem Onlineshop selbstständig machen will, muss weniger Kosten einplanen als jemand, der ein eigenes Café eröffnen möchte – schließlich braucht es hier gleich zu Beginn nicht nur eine Onlinepräsenz, sondern auch passende Räumlichkeiten, Stühle und Tische, Küchenausstattung, Lebensmittel und Co.

Doch unabhängig davon, welche Art von Selbstständigkeit Sie planen – gewisse Gründungskosten fallen immer an. Diese bilden die Basis für die Existenz Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Unterscheiden lassen sich verschiedene Arten von Gründungskosten:

  • Vorgründungskosten
  • Administrative Kosten
  • Gründungsinvestitionen
  • Betriebsausgaben

Vorgründungskosten

Möchte man es ganz genau nehmen, fallen nicht erst mit der Gründung des Unternehmens Kosten für Selbstständige an, sondern bereits vorher. Diese können in die Gründungskosten eingerechnet werden oder als Vorgründungskosten separat zählen.

Vorgründungskosten sind zum Beispiel:

  • Kosten für die Erstellung eines Businessplans
  • Ausgaben für eine Marktanalyse
  • Honorare für Unternehmensberater und Gründungsberater
  • Eintrittsgelder für Fachmessen

Administrative Kosten

Bei den administrativen Kosten einer Selbstständigkeit handelt es sich um Kosten, die für die Anmeldung Ihres Unternehmens anfallen. Auch deren Höhe hängt von der Art der selbstständigen Tätigkeit ab: Ob Sie sich als Freiberufler oder mit einem Gewerbe selbstständig machen, beeinflusst nicht nur, an welche Behörden Sie sich wenden müssen, sondern auch, welche Kosten für Sie als Selbstständigen entstehen. 

Zu den administrativen Gründungskosten gehören Kosten für:

  • Gewerbeanmeldung
  • Eignungsprüfungen (z. B. Sach- und Fachkundeprüfung der IHK, Prüfung des Meisterbriefs)
  • Fachspezifische Genehmigungen (z. B. vom Gesundheitsamt, Bauamt)
  • Steuerberater, Anwalt und Notar• Handelsregistereintrag
  • Marken- oder Patentanmeldung

Nicht alle Kosten entstehen auch für jede Selbstständigkeit: Freiberufler müssen sich beispielsweise nicht um eine Gewerbeanmeldung kümmern, da sie für ihre Tätigkeit keinen Gewerbeschein benötigen. Auch der Eintrag ins Handelsregister ist nicht für jedes Unternehmen vorgeschrieben. Möchten Sie ein Einzelunternehmen gründen, können Sie in der Regel darauf verzichten – bei der Gründung anderer Rechtsformen wie einer GmbH oder UG hingegen nicht. Welche Zulassungen, Genehmigungen und Eignungsnachweise Sie vorlegen müssen, hängt ebenfalls von der Branche und Ihrer Tätigkeit ab.

Gründungsinvestitionen

Auch Gründungsinvestitionen zählen zu den Kosten einer Selbstständigkeit, sind aber von Gründungskosten zu unterscheiden – denn sie kommen erst nach der Gründung auf Sie zu. Mit Gründungsinvestitionen sind sämtliche Ausgaben und Aufwendungen gemeint, die Sie langfristig für Ihr Business benötigen und nutzen.

Typische Gründungsinvestitionen sind:

  • Ausgaben für Fahrzeuge, Technik und Büroausstattung
  • Lagerbestände
  • Kosten für Maschinen
  • Marketingkosten

Möchten Sie als Selbstständiger gründen, gehören nicht nur die Gründungskosten, sondern auch die Gründungsinvestitionen in Ihren Businessplan. Dieser dient dazu, alle Kosten Ihrer Selbstständigkeit zu definieren und Ihr Geschäftsvorhaben zu strukturieren. 

 

Tipp: Sowohl Gründungskosten als auch Gründungsinvestitionen gehören nicht nur in Ihren Businessplan, sondern auch in die Buchführung für Selbstständige. Heben Sie Kaufbelege und Buchungen daher gut auf und erfassen Sie diese am besten digital mit einem Buchhaltungs-Programm. Damit verhindern Sie nicht nur spätere Probleme bei der Steuererklärung, sondern können auch Kosten als Selbstständiger sparen – denn Gründungskosten sind steuerlich absetzbar.

Betriebsausgaben

Während Gründungskosten nur einmal anfallen, sind Betriebsausgaben die Kosten Ihrer Selbstständigkeit, die im Zusammenhang mit dem laufenden Geschäftsbetrieb entstehen und regelmäßig (oft monatlich) beglichen werden müssen.

Zu den typischen Betriebsausgaben gehören:

  • Miete für Geschäftsräume
  • Beiträge für Strom und Internet
  • Gehälter für Mitarbeiter
  • Einkauf von Waren, Wirtschaftsgütern und Dienstleistungen
  • Beiträge zu Versicherungen

Was kostet die Gründung eines Unternehmens?

Die Kosten für die Gründung eines Unternehmens hängen von der Unternehmensform ab. Entscheiden Sie sich für die Gründung einer GmbH, fallen die Kosten für Selbstständige rund um Anmeldung und Eintragung höher aus als bei einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft wie einer GbR oder OHG.

Welche Kosten fallen an, wenn ich ein Einzelunternehmen gründen möchte?

Möchten Sie ein Einzelunternehmen gründen, sind die Kosten für Sie als Selbstständigen nicht zu hoch: Für die Gründung Ihres Unternehmens reicht oft eine Gewerbeanmeldung aus. Für diese können Sie mit Kosten zwischen 20 € und 65 € rechnen – je nachdem, in welcher Kommune Sie Ihr Gewerbe anmelden. Möchten Sie sich freiberuflich selbstständig machen, brauchen Sie keine Gewerbeanmeldung. 

Sowohl Einzelunternehmen als auch Personengesellschaften wie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder eine offene Handelsgesellschaft (OHG) erfordern in der Regel keinen Eintrag ins Handelsregister. Der Vorteil: Weniger Gründungskosten, da Selbstständige weder für notariell beglaubigte Verträge zum Notar müssen noch einen Gesellschaftsvertrag vom Anwalt benötigen. Die Existenzgründung ist somit oft schon mit Beiträgen von etwa 180 € bis 200 € abgedeckt.

Überlegen Sie sich, ob Sie sich für Buchhaltung und Steuern als Selbstständiger die Unterstützung einer Steuerberatung hinzuholen möchten. Eine gesetzliche Pflicht dafür gibt es nicht – Sie können auch Ihre gesamte Unternehmensverwaltung selbst übernehmen. Gerade in der Anfangsphase kann es jedoch sinnvoll sein, bei Fragen zu Steuern und Buchhaltung einen Experten an der Hand zu haben. Dieser kostet aber natürlich auch Geld.

Welche Gründungskosten entstehen bei einer Kapitalgesellschaft?

Die Gründungskosten einer Kapitalgesellschaft hängen davon ab, ob Sie eine Unternehmergesellschaft (UG) oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) planen. Die UG wird oft auch als 1-Euro-GmbH bezeichnet, da das erforderliche Stammkapital für den Start 1 € beträgt. Schrittweise muss dieses dann auf 25.000 € angespart werden.

Auch bei der GmbH spielen die 25.000 € eine Rolle – sie müssen aber direkt bei der Gründung vorgewiesen werden. Daher sind die Gründungskosten für Selbstständige bei einer GmbH höher als bei einer UG.

Neben dem Eigenkapital kommen für die Gründung einer Kapitalgesellschaft folgende Kosten hinzu:

  • Kosten für Gewerbeanmeldung
  • Anwaltskosten für Gesellschaftsvertrag (GmbH)
  • Notarkosten für Beglaubigung des Gesellschaftsvertrags (GmbH)
  • Gebühren für Eintragung ins Handelsregister
  • Anmeldung in der Handelskammer

Ein Gesellschaftsvertrag ist nur für GmbHs und UGs vorgeschrieben. Bei der Gründung einer GbR geht es theoretisch auch ohne. Um die Rechte und Pflichten der jeweiligen Gesellschafter festzusetzen und spätere Probleme zu vermeiden, kann er jedoch auch bei einer GbR sinnvoll sein.

Letztendlich hängen die Kosten einer Selbstständigkeit von Ihrem Vorhaben ab: Mit wie vielen anderen Sie gemeinsam gründen, welche Form des Gesellschaftsvertrags vorliegt und wie hoch das Stammkapital tatsächlich ist, hat einen großen Einfluss auf die Höhe der Gründungskosten.

Welche Kosten habe ich als Selbstständiger noch?

Welche Kosten Sie als Existenzgründer noch haben, lässt sich nicht pauschal sagen – denn hier kommt es wieder auf Aspekte wie Unternehmensform und Geschäftsidee an. Folgende Kosten sind nach der Gründung denkbar:

 

Maklergebühren

Möchten Sie ein eigenes Geschäft eröffnen oder Büroräume für Ihre Selbstständigkeit anmieten, kann es hilfreich sein, für die Suche einen Makler zu beauftragen. Für dessen Arbeit entstehen Maklerkosten. 

 

Kosten für Vertrieb

Zu den Kosten rund um den Vertrieb Ihrer Produkte gehören Ausgaben für Verpackung und Versand, Design, Transport und die laufende Produktentwicklung. Gründungsinvestitionen für Maschinen und Technik sind ebenfalls nicht zu vergessen.

 

Marketingkosten

Um andere von Ihrer Geschäftsidee zu überzeugen, braucht es klares Marketing. Kosten für Selbstständige fallen u. a. für die Entwicklung von Firmennamen und Logo an, für Website, Kundenakquise und für Marketingmaßnahmen, die Ihre Bekanntheit steigern.

 

Gründerlohn

Auch wenn es etwas dauern kann, bevor Ihr Business an Fahrt gewinnt – von etwas müssen Sie auch in den ersten Monaten Ihrer Gründung leben. Planen Sie daher in die Kosten für Selbstständige ein Gründergehalt ein, dass Sie sich monatlich auszahlen. Bedenken Sie, dass Sie auch als Existenzgründer Rücklagen für Krankenversicherung, Urlaub und Ihre private Altersvorsorge benötigen. 

 

Steuern

Vergessen Sie bei den Kosten einer Selbstständigkeit nicht die Steuern, die Sie ans Finanzamt abführen müssen. Je nach Art der Tätigkeit und Rechtsform des Unternehmens müssen u. a. Einkommenssteuer, Gewerbesteuer, Kapitalertragssteuer und Körperschaftssteuer entrichtet werden.

 

Profi-Tipp

Erstellen Sie einen ausführlichen Plan, welche Kosten bei Ihrer Selbstständigkeit anfallen und versuchen Sie, möglichst genau zu kalkulieren. Sobald Sie wissen, wie viel Eigenkapital Sie für die Gründung benötigen, können Sie Ihre Geschäftsidee bei Banken und anderen Investoren vorstellen. 

Für den klaren Blick über die eigenen Finanzen ist es hilfreich, direkt zum Start ein Geschäftskonto zu eröffnen. Ob dieses für alle Selbstständigen gesetzlich verpflichtend ist, lesen Sie in unserem Ratgeber „Warum Selbstständige und Freiberufler ein Geschäftskonto brauchen“.

In jedem Fall sinnvoll: Das Geschäftskonto von FYRST. Mit unserem beiden Kontenmodellen BASE und COMPLETE trennen Sie nicht nur Ihre privaten Einkünfte sauber von Ihren geschäftlichen Ein- und Ausgaben, sondern können mit dem FYRST Starterpaket zudem unkompliziert ein Unterkonto für Steuerrücklagen und Liquiditätsreserven beantragen. Vergleichen Sie unsere Leistungen und entscheiden Sie sich für das Geschäftskonto, das genau zu Ihren Bedürfnissen passt.

Lassen sich Gründungskosten und Kosten für Selbstständige von der Steuer absetzen?

Ja, Gründungskosten und andere Kosten für Selbstständige wie Gründungsinvestitionen, Betriebskosten und private Krankenkassenbeiträge lassen sich steuerlich geltend machen. Abhängig von der Art der Kosten gibt es entweder Höchstbeiträge (z. B. bei der Krankenkasse) oder Sie können die Kosten gänzlich absetzen. 

Gründungsinvestitionen müssen über einen längeren Zeitraum steuerlich abgeschrieben werden, sofern es sich nicht um geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von maximal 1000 € handelt. In jedem Fall müssen die Ausgaben einen klaren wirtschaftlichen Bezug zu Ihrem Unternehmen haben.

Gut zu wissen: Bei den Gründungskosten lassen sich nicht nur die Ausgaben im Jahr der Gründung steuerlich absetzen – sondern auch Aufwendungen von bis zu drei Jahren vor dem Gründungstermin. Um diese Kosten als Selbstständiger als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ geltend zu machen, heben Sie alle Belege auf, die mit dem Start in Ihre Selbstständigkeit zu tun haben. Dazu gehören auch Beiträge für Aus- und Weiterbildungen.

Tipps: Wie kann ich als Selbstständiger Kosten einsparen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie als Selbstständiger Kosten sparen können – vor, während und nach der Gründung Ihres Unternehmens. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt:

  • Gründungsberatung: Möchten Sie sich bei der Erstellung Ihres Businessplans unterstützen lassen, können Sie einen Unternehmensberater hinzuziehen – oder Förderprogramme nutzen. Informationen zur staatlichen Förderung für Selbstständige finden Sie z. B. bei Ihrer regionalen IHK oder den Förderbanken der einzelnen Bundesländer.
  • Rechtsform: Es muss nicht gleich eine GmbH sein. Je nachdem, was Sie mit Ihrer Selbstständigkeit vorhaben, kann es ausreichen, zunächst eine UG oder eine Personengesellschaft wie eine GbR zu gründen. Das senkt die Kosten für Selbstständige.
  • Ausstattung: Tische, Stühle, Computer, Monitore, Schränke, Lampen – für die Ausstattung eigener Büroräume kommt schnell einiges zusammen. Als Selbstständiger können Sie Kosten sparen, indem Sie auf gebrauchte Möbel und Geräte zurückgreifen oder spezielle Technik nur mieten, wenn Sie diese benötigen.
  • Geschäftsräume: Ein eigenes Büro macht Eindruck – geht aber auch mit hohen monatlichen Beiträgen für die Miete einher. Für den Start in Ihre Selbstständigkeit können Sie erwägen, ob Alternativen wie ein Coworking-Space oder die zeitweise Anmietung von Büroräumen infrage kommen. Auch Homeoffice kann eine Option sein.

Nicht zu vergessen: Zwar müssen Sie Gründungskosten und Ausgaben für Gründungsinvestitionen zunächst selbst begleichen – zahlreiche Beiträge für Selbstständige lassen sich aber von der Steuer absetzen. Durch eine kluge Gewinnoptimierung zahlen Sie weniger Steuern und bleiben auch nach dem Start in Ihre Selbstständigkeit liquide. Ein übersichtliches Geschäftskonto bildet dabei die Basis Ihrer finanziellen Entscheidungen.

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Fazit: Mit FYRST die Kosten als Selbstständiger im Blick behalten

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist ein großer – insbesondere im Hinblick auf die Gründungskosten, die sich am Anfang schnell summieren können. Mit welchen Kosten Sie als Selbstständiger rechnen müssen, hängt u. a. davon ab, welche Geschäftsidee Sie haben, ob Sie gemeinsam mit anderen oder allein gründen und was für eine Rechtsform Ihr Unternehmen haben soll. 

Mit Steuertipps für Gründer und Selbstständige, Förderprogrammen und einigen Optimierungen bei Ihren Ausgaben können sich die Kosten senken lassen. Klar ist aber auch: Eine Selbstständigkeit ist ein Wagnis, das Mut, aber vor allem eine gute Vorbereitung erfordert. Der erste Punkt: Ein übersichtliches Geschäftskonto.

Nehmen Sie sich vor der Gründung ausreichend Zeit und listen Sie im Rahmen Ihres Businessplans sämtliche Ein- und Ausgaben aus, mit denen Sie rechnen. Kalkulieren Sie nicht nur optimistisch, sondern realistisch. Auch eine neutrale und eine pessimistische Umsatzentwicklung gehört in Ihre Finanzplanung, damit Sie auf alle möglichen Situationen vorbereitet sind. Vergessen Sie dabei auch nicht Ihr monatliches Existenzgründer-Gehalt inklusive Rücklagen für Altersvorsorge, Urlaub und Krankheit. Und: Heben Sie alle Belege auf, um die Kosten für Selbstständige später in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen. 

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